Máquina fiscal y ventas en línea: dos registros en el libro

Quién está obligado a usar medios digitales junto a la máquina fiscal

El Artículo 3 de la Providencia SNAT/2024/000102 permite optar por medios digitales a quienes no estén obligados exclusivamente al uso de Máquina Fiscal según la Providencia SNAT/2011/0071. El Artículo 4 va más allá: obliga al uso de medios digitales a quien efectúe operaciones comerciales exclusivamente a través de medios electrónicos o portales web.

El caso mixto —un negocio con punto de venta físico y máquina fiscal que además vende en línea— lo resuelve el Artículo 5:

“Las personas naturales, jurídicas públicas o privadas obligadas al uso de máquinas fiscales, según lo establecido en la Providencia Administrativa SNAT/2011/0071 de fecha 08/11/2011, que realicen simultáneamente operaciones comerciales a través de medios electrónicos o portales web, deben utilizar únicamente para estas operaciones, los medios de facturación previstos en esta Providencia Administrativa.”

Es decir: la máquina fiscal sigue emitiendo los documentos de las ventas presenciales, y los medios digitales (imprenta digital) emiten los de las ventas por canales electrónicos, sin que uno sustituya al otro. El Artículo 5 no le da al negocio la opción de facturar todo por un solo medio: la obligación de máquina fiscal para el local físico, nacida por su actividad económica bajo la Providencia 0071, sigue vigente exactamente igual después de que el negocio empieza a vender también en línea.

Los dos registros separados en el Libro de Ventas

El Artículo 6 de la Providencia 000102 obliga a quien está en este caso mixto a llevar el registro separado:

“Las personas jurídicas públicas o privadas señaladas en el artículo anterior, deben registrar en el Libro de Ventas, en forma separada, las operaciones realizados por maquina fiscal y las efectuadas por medios electrónicos o portales web, dejando constancia de los datos establecidos en el Reglamento General de la Ley del Impuesto al Valor Agregado.”

Esto significa que el Libro de Ventas de un negocio con ambos canales debe distinguir, dentro del mismo período, qué documentos corresponden a la máquina fiscal y cuáles a la imprenta digital, y cada grupo debe llevar los datos que exige el Reglamento de la Ley del IVA para su tipo de documento.

Qué pasa si no se lleva el registro separado

El Libro de Ventas es uno de los “libros y registros exigidos por las normas respectivas” que protege el Artículo 102 del Código Orgánico Tributario. Llevarlo sin las formalidades que le exige la norma —en este caso, sin la separación por canal que ordena el Artículo 6 de la Providencia 000102— encaja en el numeral 7 de ese artículo, sancionado con clausura de 5 días continuos del establecimiento y multa de 100 veces el tipo de cambio oficial, hasta que el contribuyente regularice y lo notifique.

Qué canal usar según el pedido

En la práctica, esta separación normativa se traduce en una regla simple para el comerciante:

• Venta presencial en el local, con el cliente frente a la caja: se emite con la máquina fiscal.
• Pedido recibido por un canal exclusivamente electrónico (tienda en línea, portal web, marketplace): se emite con el medio digital autorizado (imprenta digital), según el Artículo 4.
• Negocio con ambos canales: cada venta se emite por el medio que corresponde a su origen, y el Libro de Ventas mantiene el registro separado del Artículo 6.

No hay un tercer medio que sustituya a ambos: la Providencia 000102 no elimina la obligación de la máquina fiscal para el punto de venta físico, sólo regula el canal adicional para operaciones electrónicas. Un negocio no puede, por ejemplo, dejar de usar la máquina fiscal en el local con el argumento de que ya tiene facturación digital activa para su tienda en línea: ambos regímenes conviven, cada uno para su canal, mientras las condiciones que originaron la obligación de máquina fiscal sigan vigentes.