Cuánto tiempo guardar facturas y libros en Venezuela

Tres plazos, tres normas distintas

Preguntar “cuánto tiempo hay que guardar una factura” en Venezuela no tiene una sola respuesta, porque tres normas de rango distinto imponen plazos de conservación con fundamentos diferentes: el Código de Comercio, el Código Orgánico Tributario y la Providencia 0071. Cada una fija su propio plazo, y ninguna sustituye a las otras dos.

Diez años: el plazo mercantil del Código de Comercio

El Código de Comercio 1955, en su Artículo 44, establece: “Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro.” Este es el plazo que aplica a todo comerciante, obligado a llevar los libros de Diario, Mayor e Inventarios: las facturas, como comprobantes de esos asientos contables, quedan sujetas al mismo plazo de diez años.

Seis años, extendibles a diez: la prescripción tributaria del COT

El Código Orgánico Tributario 2020, en su Artículo 55, fija en seis (6) años la prescripción de la acción para verificar, fiscalizar y determinar la obligación tributaria, para imponer sanciones y para exigir el pago de deudas tributarias firmes.

Ese plazo se extiende a diez (10) años, según el Artículo 56, cuando ocurre alguna de estas circunstancias: que el contribuyente no haya declarado el hecho imponible o presentado las declaraciones correspondientes; que no se haya inscrito en los registros de control exigidos por la Administración Tributaria; que la Administración no haya podido conocer el hecho imponible en una verificación, fiscalización o determinación de oficio; que el contribuyente haya sacado del país los bienes afectos al pago; o que no lleve contabilidad o registros de sus operaciones, no los conserve durante el plazo establecido, o lleve doble contabilidad con distintos contenidos.

Esta última causal conecta directamente con la obligación de conservación: no guardar los soportes contables el tiempo que corresponde puede, por sí mismo, ser la razón por la que la prescripción tributaria se extienda de seis a diez años.

Los documentos anulados: el plazo de la Providencia 0071

La Providencia SNAT/2011/0071, en su Artículo 36, agrega una regla específica para las facturas y otros documentos anulados: “Mientras no esté prescrita la obligación tributaria, los originales de las facturas y otros documentos que sean anulados, junto con su copia, deben ser conservados por el emisor a disposición” del SENIAT. Este plazo no es un número fijo distinto de los anteriores: está atado a la prescripción tributaria del COT, es decir, a los seis o diez años según corresponda.

El Artículo 42 de la misma Providencia añade una condición de fondo, no un plazo adicional: mientras no prescriba la obligación tributaria, los datos de las facturas y otros documentos deben mantenerse legibles y sin alteraciones.

Cómo se combinan los tres plazos en la práctica

Ninguno de los tres desplaza a los otros dos: conviven, y el contribuyente debe cumplir con el más exigente en cada caso.

• El comerciante conserva sus libros contables y comprobantes, entre ellos las facturas, durante diez años desde el último asiento (Código de Comercio).
• La Administración Tributaria puede fiscalizar la obligación tributaria hasta seis años después del hecho imponible, salvo que alguna causal del Artículo 56 del COT la extienda a diez años — entre ellas, precisamente, no conservar los registros el tiempo debido.
• Los documentos anulados se conservan mientras esa obligación tributaria no haya prescrito, con el mismo criterio de seis o diez años.

En la práctica, quien conserva sus comprobantes por diez años conforme al Código de Comercio ya está cubriendo, de paso, cualquiera de los dos escenarios de prescripción tributaria del COT.

En resumen

No existe un único número mágico para esta pregunta: el Código de Comercio exige diez años para los libros y sus comprobantes, y el Código Orgánico Tributario fija seis años de prescripción tributaria general, extendibles a diez cuando el propio contribuyente no cumplió con declarar o con conservar sus registros. Guardar los documentos por el plazo más largo de los dos —diez años— es la única forma de no quedar expuesto en ningún escenario.