Libro de Inventarios: qué es y cómo se lleva

Qué es el Libro de Inventarios

El Artículo 32 del Código de Comercio obliga a todo comerciante a llevar, en idioma castellano, una contabilidad que comprenda obligatoriamente tres libros: el Diario, el Mayor y el de Inventarios. El de Inventarios es el que recoge, según el Artículo 35, “una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio”, que el comerciante debe hacer al comenzar su giro y al fin de cada año. El mismo artículo agrega que el inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas, que tienen que demostrar “con evidencia y verdad” los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas, y que debe firmarlo todo interesado en el establecimiento que esté presente en su formación.

No es, entonces, sólo una lista de mercancía: es el inventario general del comerciante —bienes, créditos, activos y pasivos— hecho por lo menos una vez al año, con el balance del ejercicio.

Quién está obligado y qué otro libro exige el mismo Código

La obligación del Artículo 32 alcanza a “todo comerciante”, persona natural o jurídica que hace del comercio su profesión habitual. Junto al libro de Inventarios, ese mismo artículo exige el libro Diario, donde se asientan día por día las operaciones (Artículo 34) —con una facilidad para el comerciante al detal, que puede asentar un resumen diario de sus compras y ventas al contado— y el libro Mayor, que el Código menciona en el mismo Artículo 32 sin exigirle habilitación previa.

Hay que habilitarlo antes de usarlo

El Artículo 33 es explícito: el libro Diario y el de Inventarios “no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil […] a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil”, estampando además el sello de esa oficina en todas las demás hojas. Esta habilitación previa es exclusiva del Diario y del de Inventarios: el Código no se la exige al libro Mayor ni a los libros auxiliares que el comerciante decida llevar por su cuenta.

Una vez habilitado y en uso, el Artículo 36 prohíbe alterar el orden o la fecha de los asientos, dejar blancos en el cuerpo del asiento o a continuación de él, poner anotaciones al margen, hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras, borrar asientos y arrancar hojas o mutilar cualquier parte del libro.

Cuánto tiempo se conserva

El Artículo 44 fija el plazo de conservación: “los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro”. Ese plazo corre para el Diario, el Mayor, el de Inventarios y sus comprobantes por igual.

No se confunde con el registro fiscal de entradas y salidas

El Libro de Inventarios del Código de Comercio es una fotografía anual —bienes, créditos, activos y pasivos, con su balance— y responde a una obligación mercantil, no fiscal. Es distinto del registro que exige el Artículo 177 del Reglamento de la Ley de ISLR: ese artículo obliga a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento el detalle de entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensual, por unidades y valores, incluidos los retiros y el autoconsumo. Uno describe el estado del inventario una vez al año; el otro sigue su movimiento mes a mes.

Un reporte de valorización no sustituye el libro habilitado

El costo y el precio de venta de cada producto al cierre del ejercicio son exactamente el tipo de dato —bienes y su valor— que hace falta para armar la descripción estimatoria del Artículo 35. Contar con ese detalle ya calculado evita rehacer a mano el conteo y la valorización de la mercancía.

Ese dato no sustituye, sin embargo, al libro físico ni a su habilitación: el Artículo 33 exige que el libro pase, antes de usarse, por el Tribunal o el Registrador Mercantil para que le pongan la nota y el sello correspondientes. Un reporte de valorización, por completo que sea, sirve como insumo para redactar la descripción estimatoria; no reemplaza esa formalidad.

Relacionado: Kardex o libro de entradas y salidas: cómo llevarlo al día · Libro de compras y ventas: cómo generarlo