Libro de compras y ventas IVA: qué exige y cómo generarlo

Por qué es obligatorio, no opcional

El Artículo 56 de la Ley del IVA 2020 obliga a los contribuyentes a llevar “los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios” para el control del cumplimiento de la Ley y sus normas reglamentarias. El desarrollo concreto de esa obligación está en el Reglamento de la Ley del IVA 1999: su Artículo 70 es explícito en que los contribuyentes del impuesto, además de los libros exigidos por el Código de Comercio, deben llevar un Libro de Compras y otro de Ventas. Son libros fiscales adicionales, no un sustituto de la contabilidad mercantil general.

Qué exige el Reglamento al registrar cada operación

El Reglamento no deja el contenido de estos libros a discreción del contribuyente. Exige registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Compras los datos de cada operación de compra, y de forma equivalente en el Libro de Ventas, distinguiendo las operaciones con contribuyentes de las realizadas con no contribuyentes. Cuando un negocio vende a la vez a contribuyentes y no contribuyentes, el Reglamento exige contabilizar ambos tipos de operación en forma separada dentro del mismo Libro de Ventas.

También trae reglas de registro para situaciones específicas: las notas de crédito se registran con signo negativo en la columna de factura del Libro de Ventas; el reporte global diario que generan las máquinas fiscales se refleja en el Libro de Ventas del mismo modo que los comprobantes emitidos a no contribuyentes, indicando además el número de registro de la máquina; y las ventas por cuenta de terceros se registran en cuenta separada bajo el título “Ventas por Cuenta de Terceros”.

Cómo se resume cada mes

El Artículo 72 del Reglamento de la Ley del IVA pide que, al final de cada mes, el Libro de Compras y el de Ventas traigan un resumen del período: el monto de la base imponible y del impuesto, ajustado con las adiciones y deducciones correspondientes, el débito y el crédito fiscal, y aparte el total de ventas o prestaciones exentas, exoneradas y no sujetas, y el de las exportaciones. Cuando hay operaciones con distintas alícuotas, el Reglamento pide agruparlas por separado según cada una.

Por ejemplo, si en un mes un negocio factura Bs. 100.000 de ventas gravadas al 16 %, Bs. 20.000 exentas y Bs. 5.000 de exportaciones, el resumen del Libro de Ventas de ese mes muestra las tres cifras por separado, más el débito fiscal que corresponde sólo a la porción gravada.

Quién está obligado a llevarlo

El Artículo 70 del Reglamento habla de “los contribuyentes del impuesto”. La Ley del IVA, en su Artículo 8, extiende a los contribuyentes formales —quienes sólo realizan actividades exentas o exoneradas— el deber de cumplir los mismos deberes formales que un contribuyente ordinario, aunque no paguen el impuesto ni les apliquen las normas de determinación de la obligación tributaria; el SENIAT puede simplificar ese cumplimiento mediante providencia.

Qué pasa si se lleva con atraso

Ni la Ley del IVA ni su Reglamento fijan directamente la sanción: la exigencia de llevar los libros “sin atrasos” se combina con el Artículo 102 del Código Orgánico Tributario, que tipifica como ilícito formal no llevar los libros exigidos (numeral 1, con clausura de 10 días continuos y multa de 150 veces el tipo de cambio oficial), no mantenerlos en el domicilio tributario o no exhibirlos (numeral 2), y llevarlos con atraso superior a un mes (numeral 5) —estos dos últimos con clausura de 5 días continuos y multa de 100 veces el tipo de cambio—. La clausura se extiende hasta que el contribuyente regularice.