Máquina fiscal: obligaciones del usuario según la 0071

A quién obliga la Providencia SNAT/2011/0071

El Artículo 8 de la Providencia SNAT/2011/0071 fija cuándo un contribuyente ordinario del IVA, un operador de Almacenes Libres de Impuestos o un sujeto que no califica como contribuyente ordinario queda obligado a usar exclusivamente máquinas fiscales: cuando obtiene ingresos brutos anuales superiores a 1.500 unidades tributarias, realiza más operaciones con sujetos que no usan la factura como prueba del desembolso o del crédito fiscal, y además desarrolla alguna de una lista extensa de actividades económicas —desde venta de alimentos y bebidas hasta farmacias, ferreterías, talleres, restaurantes o servicios de belleza— que el propio artículo enumera. Una vez que nace esa obligación, el Artículo 11 prohíbe emplear simultáneamente otro medio de facturación, salvo en los casos que el mismo artículo enumera taxativamente.

Cuándo se puede facturar por otro medio

El Artículo 11 no deja la excepción a criterio del usuario: sólo autoriza emitir sobre formatos elaborados por imprentas autorizadas cuando ocurre alguna de estas situaciones: que la máquina no pueda imprimir el nombre o RIF del comprador cuando la operación lo exige; que esté inoperante o averiada; que no pueda emitir notas de débito o de crédito; que el usuario realice operaciones por cuenta de terceros; que realice operaciones de exportación; que venda fuera del establecimiento (ruteros, vendedores a domicilio, representantes); o que deba emitir, por solicitud del cliente o de un ente público, más de una copia de la factura. Fuera de esos siete supuestos, la máquina fiscal es el único medio permitido, y el usuario debe mantener permanentemente en el local los formatos de imprenta autorizada por si se presenta alguno de ellos.

Si la máquina se avería o se altera por causa imputable al usuario —por culpa o dolo—, el Artículo 47 obliga a sustituirla en un plazo de dos días hábiles desde que se comprueba el hecho, emitiendo mientras tanto sobre formatos de imprenta autorizada y conservando las memorias fiscal y de auditoría por el lapso de prescripción del Código Orgánico Tributario.

Las doce obligaciones del usuario de máquina fiscal

El Artículo 45 reúne, en doce numerales, el listado de deberes que recaen sobre quien usa una máquina fiscal:

1. Informar al distribuidor o al centro de servicio técnico autorizado la desincorporación de cualquier máquina, sea por desuso, sustitución, agotamiento de memorias o cualquier otra causa que justifique inutilizarla.
2. Contratar la reparación o el mantenimiento exclusivamente con fabricantes, sus representantes o los centros de servicio técnico autorizados por ellos.
3. Conservar en el local y en buen estado el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento.
4. Modificar las alícuotas cuando haya reformas legales, siguiendo las instrucciones del Manual del Usuario.
5. Emitir el Reporte Global Diario o Reporte Z de cada máquina utilizada, por cada día de operación.
6. Mantener en lugar visible pantallas que muestren el precio de la venta o del servicio al momento de registrarlo.
7. Contar, en cada modelo de impresora fiscal, con al menos un panel de control que permita obtener el Reporte de Memoria Fiscal.
8. Conservar adecuadamente las unidades de memoria reemplazadas por un mínimo de cinco años, contados desde el primero de enero del año siguiente a su remoción.
9. Conservar en buen estado el Dispositivo de Seguridad y la Etiqueta Fiscal adheridos a la máquina.
10. Emitir los Reportes de Memoria Fiscal cuando el SENIAT los solicite.
11. Guardar en orden cronológico y en buen estado los Rollos de Auditoría por dos años continuos desde la última operación registrada.
12. Informar a la Gerencia Regional de Tributos Internos, dentro de los dos días hábiles siguientes, la pérdida de una máquina fiscal, anexando copia de la denuncia policial, judicial o de siniestro.

Lo que la norma prohíbe

Más allá de las obligaciones positivas, la 0071 cierra el régimen del usuario con cuatro prohibiciones puntuales. El Artículo 46 impide transmitir la propiedad o el uso de la máquina bajo cualquier figura, salvo la transmisión de propiedad a un fabricante o representante autorizado para enajenarla; en ese caso, el usuario debe conservar la memoria fiscal y de auditoría por el lapso de prescripción del Código Orgánico Tributario. El Artículo 48 prohíbe tener dentro del local, durante las operaciones comerciales, otra impresora no integrada a la máquina fiscal para totalizar ventas o servicios. Y el Artículo 49 prohíbe a los prestadores de servicios obligados a máquina fiscal emitir cualquier otro documento —estados de cuenta, reportes gerenciales, notas de consumo o similares— que informe el monto parcial o total de las operaciones, aunque el medio de emisión lo permita técnicamente.

Deberes que no delega ningún sistema de facturación

Ninguna de las doce obligaciones del Artículo 45 ni las prohibiciones de los Artículos 46, 48 y 49 se transfieren a un software de facturación: son deberes que la 0071 pone sobre quien tiene la máquina fiscal registrada a su nombre, con independencia de qué sistema use para conectar el dispositivo o para llevar sus reportes.

¿La máquina fiscal reemplaza a la imprenta digital?

Ninguna de las dos reemplaza a la otra: son medios de facturación para operaciones distintas, y la norma resuelve el caso de quien usa ambos a la vez sin dejar la combinación a criterio del contribuyente.

El Artículo 3 de la Providencia SNAT/2024/000102 deja la facturación por medios digitales como una opción —sujeta a autorización del SENIAT— para quien no esté obligado exclusivamente a máquina fiscal por el Artículo 8 de la 0071. El Artículo 4 sí impone una obligación: quien opera exclusivamente por medios electrónicos o portales web debe facturar por medios digitales.

El caso de la operación dual —tienda física con máquina fiscal y ventas en línea a la vez— lo resuelve directamente el Artículo 5 de la 000102: quien ya está obligado a máquina fiscal según el Artículo 8 de la 0071 y además realiza operaciones simultáneas por medios electrónicos o portales web debe utilizar, únicamente para esas operaciones en línea, los medios de facturación digital de la 000102. No es una elección entre un medio u otro: la norma exige usar los dos, cada uno para su canal. El Artículo 6 completa la obligación: las operaciones por máquina fiscal y las hechas por medios electrónicos o portales web se registran por separado en el Libro de Ventas, con los datos que exige el Reglamento General de la Ley del IVA.

Esto es consistente con lo que ya establece el Artículo 11 de la 0071 sobre el uso exclusivo de la máquina fiscal para quien está obligado a ella: la prohibición de emplear simultáneamente otro medio de facturación rige para las operaciones que pasan por el local físico, y admite las excepciones que ese mismo artículo enumera (avería, ventas por cuenta de terceros, exportación, venta fuera del establecimiento, entre otras). La 000102 no crea una excepción adicional a esa exclusividad: crea un canal separado —el de las operaciones en línea— sobre el que la exclusividad de la máquina fiscal no aplica, porque el Artículo 4 pone esas operaciones bajo un régimen de facturación distinto.

En consecuencia, un contribuyente con tienda física y venta en línea no reemplaza la máquina fiscal por la imprenta digital ni al revés: mantiene la máquina fiscal para lo que vende en el local y usa la imprenta digital para lo que vende por internet, con los dos libros de venta separados que exige el Artículo 6. Lo que la norma no resuelve es el caso de una venta que empieza en el local y se cierra por un canal digital (o viceversa): la 000102 y la 0071 hablan de canales de operación, no de ese supuesto mixto, y ninguna de las dos providencias transcritas lo desarrolla.

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