Pérdida o robo de facturas: qué exige la Providencia 0071

Qué exige la norma ante la pérdida de un documento fiscal

Perder una factura, un talonario o un documento fiscal no deja al comerciante sin salida, pero tampoco lo exime de un procedimiento. La Providencia SNAT/2011/0071 distingue con precisión dos situaciones distintas que suelen confundirse: la pérdida de un documento ya emitido y la destrucción de formatos que nunca se llegaron a usar.

La pérdida de una factura, nota de crédito o de débito

La Providencia SNAT/2011/0071, en su Artículo 43, resuelve el caso de la factura, nota de débito o nota de crédito que se pierde por causas ajenas al contribuyente que la recibió: “En los casos en que la pérdida de la factura, nota de débito o nota de crédito, obedezca a circunstancias no imputables al contribuyente receptor, tendrán el mismo valor probatorio que los originales, las certificaciones de las copias que, bajo fe de juramento, emitan los proveedores de los bienes y servicios.”

Es decir, la solución no depende del contribuyente que perdió el documento, sino de que el proveedor que lo emitió certifique una copia bajo fe de juramento. Esa certificación sustituye al original a todos los efectos probatorios, siempre que la pérdida no sea atribuible a quien la reclama.

La destrucción de talonarios no utilizados

Es un caso distinto: el de las facturas y otros documentos que nunca se emitieron. El Artículo 40 de la misma Providencia exige que, antes de destruirlos, se cuente con la autorización previa de la Gerencia Regional de Tributos Internos del domicilio fiscal del emisor, o de la gerencia que corresponda si el contribuyente tiene la condición de sujeto pasivo especial, cuando: estén dañados de modo que resulte imposible su utilización, no puedan utilizarse por disposición del SENIAT, o se produzcan cambios en la identificación del emisor o en su domicilio fiscal —por ejemplo, un cambio de razón social o de domicilio que ya esté preimpreso en el documento—. En este último caso, la solicitud debe hacerse dentro de los quince días continuos siguientes al plazo del Artículo 38, que permite seguir usando esos documentos hasta treinta días continuos después del cambio o hasta agotar su existencia.

Legibilidad y conservación mientras no prescriba la obligación

El Artículo 42 de la Providencia 0071 establece una obligación de fondo, distinta de las dos anteriores: mientras no esté prescrita la obligación tributaria, “los datos contenidos en las facturas y otros documentos deben ser legibles y permanecer sin alteraciones”. No basta con conservar el papel: tiene que seguir siendo legible durante todo ese tiempo.

El Artículo 36 completa el cuadro para los documentos que sí se emitieron pero fueron anulados: mientras no prescriba la obligación tributaria, los originales de las facturas y otros documentos anulados, junto con su copia, deben conservarse a disposición del SENIAT.

Por cuánto tiempo aplica esta obligación

Estas tres reglas —pérdida, destrucción y legibilidad— están todas condicionadas a que la obligación tributaria no esté prescrita. El Código Orgánico Tributario 2020, en su Artículo 55, fija en seis (6) años el plazo general de prescripción de la acción de fiscalización y determinación, que puede extenderse a diez (10) años conforme al Artículo 56 en supuestos como no haber declarado el hecho imponible o no haberse inscrito en los registros de control exigidos.

Qué no cubre la norma

Ni el Artículo 40 ni el Artículo 43 regulan el trámite presencial ante el SENIAT paso a paso —qué formulario llenar, en qué oficina, con qué cita—; solo fijan la exigencia de fondo: autorización previa para destruir lo no usado, y certificación del proveedor bajo fe de juramento para sustituir lo perdido. El trámite operativo concreto no está descrito en esta Providencia: queda a cargo de la Gerencia Regional de Tributos Internos correspondiente y, para la pérdida, del proveedor que certifica la copia.

En resumen

La pérdida de un documento fiscal y la destrucción de un talonario no se resuelven igual. Para lo perdido, la salida pasa por el proveedor que emitió el documento, que puede certificar una copia bajo fe de juramento. Para lo que nunca se usó y ya no se va a usar, la salida pasa por el SENIAT, con autorización previa de la Gerencia Regional antes de destruirlo. Y en ambos casos, mientras la obligación tributaria no prescriba, lo que se conserve tiene que seguir siendo legible.