Archivo XML de retenciones de ISLR: guía para el agente

Qué es la relación de retenciones de ISLR

El Decreto N° 1.808, en su Art. 23°, obliga a todo agente de retención a presentar ante la Administración Tributaria una relación con la identificación de las personas o comunidades a quienes les practicó retenciones de ISLR por los conceptos del Capítulo III (honorarios, comisiones, arrendamientos, contratistas y demás actividades distintas a sueldos), las cantidades pagadas o abonadas en cuenta y los impuestos retenidos y enterados.

Cuándo se presenta

El plazo del Art. 23° es de los dos primeros meses del ejercicio fiscal siguiente, referido a las retenciones del año o período anterior; si el negocio cesa actividades, el plazo corre desde los dos meses siguientes a esa fecha. Si se trata de loterías, hipódromos u otros establecimientos similares, la relación anual debe indicar además el total de los premios pagados, el impuesto retenido y enterado, y la cantidad repartida a los beneficiarios.

Qué formato acepta

El Art. 25° del Decreto 1808 permite presentar esta información en los formularios que edite o autorice la Administración Tributaria, o mediante listados, discos, cintas y cualquier otro medio de sistemas automatizados de procesamiento de datos, conforme a los lineamientos y esquemas que el SENIAT publique en Gaceta Oficial. Un archivo XML de retenciones corresponde a ese medio automatizado.

Qué se debe conservar

El Parágrafo Único del Art. 25° obliga a los agentes de retención que registran sus operaciones con sistemas de procesamiento de datos a conservar, mientras el tributo no esté prescrito, los programas y medios magnéticos u otros similares que usaron para producir esas relaciones. Cada archivo generado debe guardarse junto con el rango de fechas que reportó.

La relación ante el SENIAT y el comprobante individual son documentos distintos

La relación del Art. 23° agrupa, ante la Administración Tributaria, las retenciones de ISLR practicadas a todos los proveedores en el período; no incluye la relación de sueldos y salarios de los trabajadores, que es un reporte de nómina regido por normas distintas. Además de esa relación, el Art. 24° obliga a entregar a cada proveedor el comprobante individual de la retención que se le practicó, por cada operación: revisa qué datos lleva el comprobante de retención de ISLR para conocer ese documento aparte, dirigido al proveedor y no al SENIAT. Uno reporta el conjunto anual a la Administración Tributaria; el otro documenta cada operación individual frente a quien la sufrió.

Qué pasa si no se presenta la relación

No presentar la relación anual dentro del plazo que fija el Art. 23° del Decreto 1808 está tipificado como ilícito tributario formal en el Artículo 103, numeral 2 del Código Orgánico Tributario, que sanciona con multa de cincuenta (50) veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor publicado por el Banco Central de Venezuela no presentar las comunicaciones que establezcan las leyes o reglamentos, categoría en la que encaja esta relación exigida por un reglamento parcial de la Ley de ISLR. El deber de presentarla corre independientemente de que el agente haya practicado pocas o muchas retenciones en el ejercicio.

Ejemplo

Un negocio le pagó honorarios a tres contratistas independientes durante el año y les retuvo ISLR sobre cada pago. Dentro de los dos primeros meses del ejercicio fiscal siguiente, ese negocio debe presentar ante la Administración Tributaria la relación con la identificación de cada uno de esos tres contratistas, las cantidades que les pagó o abonó en cuenta durante el año, y el impuesto que les retuvo y enteró en cada caso. Esa relación reúne, para el rango de fechas del ejercicio a reportar, el detalle de cada proveedor y cada pago sobre el que se practicó la retención.