Kardex o libro de entradas y salidas: cómo llevarlo al día

Qué es el Kardex

El Kardex, también llamado libro de entradas y salidas, es el registro que muestra el movimiento de un inventario a lo largo del tiempo: cuánto había al inicio de un período, cuánto entró por compras o producción, cuánto salió por ventas, cuánto se consumió como materia prima en un proceso de fabricación, cuánto se perdió por merma, y cuánto queda al final del período. Es la herramienta que responde “qué pasó con mi inventario entre esta fecha y esta otra”, a diferencia de un inventario que sólo muestra la existencia actual.

Quien fabrica sus propios productos necesita el Kardex, además de para el control fiscal, para explicar por qué el inventario de materia prima bajó sin que hubiera una venta directa de esa materia prima: bajó porque se consumió para fabricar otro producto, y ese consumo tiene que quedar reflejado como una salida propia, distinta de las ventas.

Qué norma exige llevarlo

El Artículo 177 del Reglamento de la Ley de ISLR obliga a llevar y mantener en el domicilio fiscal o establecimiento el registro detallado de entradas y salidas de mercancías de los inventarios, mensual, por unidades y valores, incluidos los retiros y el autoconsumo.

Kardex vs. inventario valorizado: no son lo mismo

Son dos reportes distintos con propósitos distintos. El inventario valorizado es una fotografía del inventario en un momento dado, con los costos y precios de venta de cada producto, útil para ver de un vistazo el valor de los activos del negocio. El Kardex es una película, no una fotografía: muestra el movimiento completo entre dos fechas, separando entradas, salidas, fabricación, materia prima consumida y merma.

Cómo se arma el movimiento del período

El Artículo 177 pide el registro mensual, por unidades y valores, de las entradas y salidas de mercancías, incluidos los retiros y el autoconsumo. La aritmética del Kardex sigue esa misma lógica: al inventario inicial del período se le suman las entradas (compras o fabricación) y se le restan las salidas (ventas, consumo de materia prima y merma) para llegar al inventario final.

Por ejemplo, un negocio que empieza el mes con 500 unidades de un producto, compra 200, vende 550 y registra una merma de 10, cierra el mes con 140 unidades (500 + 200 − 550 − 10). El Kardex muestra cada uno de esos cuatro movimientos por separado, no sólo el resultado neto, que es justamente el detalle que exige el Artículo 177. Si esas 140 unidades finales no coinciden con el conteo físico del inventario, la diferencia es la señal de que falta registrar un movimiento —una merma no anotada, una entrada sin cargar— antes de cerrar el período.

Con qué frecuencia se revisa

El Artículo 177 pide el registro mensual, así que lo más práctico es descargar el Kardex al cierre de cada mes, antes de que se acumulen movimientos de varios períodos difíciles de conciliar con el conteo físico. Un rango de fechas más largo —por ejemplo, un trimestre— sigue siendo útil para ver tendencias, pero no sustituye el corte mensual que exige la norma.

Qué pasa si no se lleva

El registro del Artículo 177 es uno de los “libros y registros exigidos por las normas respectivas” a los que se refiere el Artículo 102 del Código Orgánico Tributario: no llevarlo (numeral 1) se sanciona con clausura de 10 días continuos del establecimiento y multa de 150 veces el tipo de cambio oficial; no mantenerlo en el domicilio fiscal o no exhibirlo cuando el SENIAT lo solicite (numeral 2) lleva clausura de 5 días y multa de 100 veces. La clausura se extiende hasta que el contribuyente regularice y lo notifique.

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